La organización de galas y celebraciones para empresas es una tarea que requiere de prestar mucha atención y dedicación. Hoy en día es habitual que las empresas deban tener presencia para sus proveedores y clientes. Esto se consigue mediante la celebración de eventos en los que causen una buena impresión.
Sin embargo, no existe una varita mágica para hacer la gala o celebración perfecta. No obstante, si que hay ciertas normas que podrán ayudarte a saber de que forma debes organizarlo para asegurarte el éxito. Pero algo que puede asegurarte el éxito de una celebración para empresas es contar con una empresa de organización de eventos, en Smarty Eventos podemos ayudarte con:
- Organización de Fiestas de empresa: En la que nos encargamos de todos los detalles, desde el local, invitaciones, animaciones, catering, etc.
- Convenciones empresariales: Eventos más formales en los que se dedica gran parte de la jornada a conferencias, charlas y reuniones de trabajo.
- Actividades para cenas de empresa: Tenemos las actividades para empresas más innovadoras del mercado y que mejor se adaptan a vuestras necesidades.
Pasos para una celebración o gala de empresa perfecta
En este artículo queremos darte toda la información que puedes necesitar para que tu celebración o evento para empresas tenga el impacto esperado y que, además, su organización no te suponga un dolor de cabeza o un estrés añadido. Toma nota de los pasos que te recomendamos a continuación.
Objetivo de la celebración
Lo primero que debes tener muy claro cuando organizas un evento es la finalidad para la que se celebra. No es lo mismo un evento para la presentación de un producto o servicio a tus clientes, que un evento de celebración con proveedores o un evento de networking o teambuilding con tus empleados.
Rodéate de profesionales
Un aspecto importante a la hora de organizar tu evento es que formes un equipo profesional. Tendrás que rodearte de un equipo de personas que tengan experiencia en este tipo de evento y que puedan ayudarte en tareas específicas. Estas tareas pueden ir desde encargarse de la música del evento hasta encargarse de toda la parte de la comida o catering, en este punto Smarty Eventos puede ayudarte ya que somos profesionales en el diseño y ejecución de galas de empresas.
Analiza el presupuesto
Es fundamental que tengas claro desde el principio con qué presupuesto cuentas. En función de esto podrás decidir la magnitud de tu evento, tanto en cuestión de lugares de celebración, número de asistentes o tipo de catering o comida que puedes ofrecer.
Revisa a fondo el presupuesto y organízalo para saber qué opciones tienes en tu celebración.
Haz una planificación de tiempos
Es importante que tengas bien medidos los tiempos que usaras en cada fase del evento. Por tanto, en función de la duración de tu evento tendrás que decidir cuanto va a durar cada fase. El tiempo previo al comienzo del evento que suele ser la toma de contacto entre los asistentes debe estar perfectamente planificado para que puedas controlar bien, el inicio y fin de tu evento.
Esta no es una cuestión baladí ya que dependiendo del tipo de evento una duración excesiva o una corta duración puede dar al traste con la mejor organización.
Envergadura
Ya te hemos recomendado que elijas el tipo de evento y en función de ello decidas toda la organización. Sin embargo, dependiendo también del presupuesto y la duración tendrás que prever con cuantas personas quieres contar en tu evento.
No olvides que el número de personas que acudan a tu evento será determinante para tomar otras decisiones como pueden ser el lugar de celebración o la cantidad y tipo de comida que puedes ofrecer.
Lugar de celebración
El lugar de celebración de tu evento o gala dependerá de diversos factores. Uno de ellos es el número de personas que esperas acoger, pero quizás uno de los más importantes sea el tipo de evento. Por ejemplo, un evento de team building para los trabajadores requerirá un entorno informal y quizás una zona con actividades al aire libre próximas para la programación prevista. Puedes darle un vistazo a nuestro artículo: «Las mejores actividades para fiestas de Navidad para empresas«, para más ideas. Por otra parte, si se trata de un evento en el que se va a hacer una gala con clientes, tendrá que buscar un salón adecuada y con los medios necesarios para las charlas y presentaciones en tu celebración de empresa.
Catering
No siempre es necesario ofrecer un catering en una celebración para empresas, pero suele ser habitual agasajar con cualquier tentempié. La opción del catering dependerá de la hora a la que se celebra la gala para empresas, de la duración y del tipo de asistentes.
Sin duda, un catering siempre hará más ameno e interesante cualquier gala o celebración. Sin embargo, se debe elegir bien la composición de esta comida para que sea acorde en tipos de platos, cantidad y combinación de sabores. También debes tener en cuenta las intolerancias alimenticias o alergias que pueda haber entre los asistentes. En nuestro artículo: Ideas de actividades para cenas de empresas, puedes ver más consejos.
Anticípate
Algo fundamental en cualquier evento tanto antes, como durante o incluso a su finalización es la capacidad de anticipación. Lo más adecuado es que trates de anticiparte a las posibles situaciones o problemas que pueden surgir en el momento de celebración del evento. Los pequeños detalles son lo más importante en ciertos momentos del evento.
Por tanto, debes tratar de pensar en un plan alternativo en caso de que por cualquier motivo surja una incidencia. Imagina que has reservado unos jardines al aire libre para una cena y justo cuando va a comenzar comienza a llover. En este caso es importante tener previsto un salón cubierto en caso de que pudiera darse esa situación. Evidentemente para anticiparte habrás tenido en cuenta la época del año y la previsión del tiempo.
Asegúrate que has elegido una buena fecha, mira el calendario de Fiestas en Navidad aquí.
Decoración
De igual forma que has tenido en cuenta el tipo de evento al elegir el lugar y la comida, también lo habrás tenido en cuenta si eliges la decoración de tu evento. Debes elegir una decoración acorde al tipo de evento y en función del efecto que quieras conseguir en los asistentes. En la decoración entra todo, tanto los colores y tejidos que se usen como el tipo de vajilla a emplear.
Como puedes comprobar son muchos los aspectos que debes tener en cuenta a la hora de organizar una celebración o gala de empresa. Cada empresa tendrá su propio método y forma de organizarse, pero en todos los casos se deben tener en cuenta todos los aspectos señalados.
Si quieres que tu celebración para empresas o gala de empresa sea todo un éxito deber seguir todos los consejos que te hemos detallado en este artículo, pero sobre todo deber tener muy claro la frecuencia y el objetivo que quieres conseguir con tu celebración para que puedas enfocar todo el trabajo en ello. Además, es fundamental dejarte apoyar por expertos y profesionales en este tipo de tareas.
