Organizar eventos online es una firme tendencia que gana cada día mayor popularidad, sobre todo en esta época de confinamiento motivada por el coronavirus. Coordinar una jornada interactiva significa comodidad, seguridad y éxito cuando se lleva a cabo mediante agencias de eventos online y virtuales.
Invitaciones, asistentes, ponentes, así como la plataforma digital adecuada, son elementos que es mejor dejar en manos de una agencia de eventos online con la trayectoria necesaria para hacer de cada evento una experiencia efectiva y personalizada sin importar el número de participantes.
Cuando se cuenta con el asesoramiento de una agencia de eventos virtuales se optimiza el tiempo de los participantes y se reduce el coste económico de la actividad, lo que ha generado una marcada evolución del sector y una elevada demanda de este servicio que representa también una gran oportunidad de negocio.
Herramientas, participación, ahorro al utilizar una agencia de eventos online
Recurrir a los servicios de una agencia de eventos online y virtuales implica disponer de una enorme cantidad de medios que te facilitan la utilización de variadas herramientas. Y con esas herramientas online, logras generar una multiplicidad de contenidos que favorecen la mejor interacción entre los participantes a un evento determinado.
Pero hay más beneficios cuando permites que una agencia de eventos online se encargue de todo:
Mayor participación en el evento online
Al tener un acceso remoto, puedes extender el número de participantes a tu evento online hasta límites muy difíciles de alcanzar en los actos presenciales tradicionales, permitiendo incorporar actividades online para empresas en convenciones y eventos.
Ahorro de costes
Con una actividad online evitas la fuerte inversión que implica la búsqueda de proveedores y la organización de un evento presencial que, entre otras cosas, incluye el alquiler de un local de gran tamaño
Medición de los resultados
Existe una gran cantidad de herramientas de analítica con las cuales puedes medir de forma muy precisa los resultados de un evento online
Factores esenciales en la contratación de empresas de eventos virtuales
Cuando una agencia de eventos virtuales toma las riendas de un evento virtual debe garantizar una serie de factores esenciales:
- Debe avalar un servicio que va desde la contratación hasta la culminación del evento, donde todo corre por cuenta de la agencia.
- Debe garantizar el diseño de un microsite para tu evento, que incluya todos los datos necesarios para que tanto usuarios como clientes puedan establecer contacto y conocer los detalles del encuentro.
- Del mismo modo, es importante que la agencia tenga la capacidad de diseñar todo tipo de material gráfico que impulse la promoción de tu evento mediante banners, lonas, folletos, merchandising y más.
- Al punto anterior debemos añadir una adecuada gestión que asegure buenos resultados, lo que implica una intensa promoción en redes sociales y a través campañas de email marketing, así como entrevistas con la prensa especializada.
- La agencia de eventos online y virtuales también debe garantizar la retransmisión vía streaming de tu evento, para lograr la participación de aquellos que no pudieron formar parte por alguna razón.
Este es uno de los servicios más demandados actualmente, porque una retransmisión óptima es fundamental. De igual manera, hay que ofrecer una grabación del evento para que el cliente la utilice de la manera más conveniente en sus redes sociales o en su web.
- Una agencia de este tipo tiene que avalar el debido soporte técnico durante todo el evento.
- Es fundamental contar con canales de traducción simultánea.
- Asimismo, las agencias de eventos online y virtuales deben proporcionar el análisis estadístico, la evaluación y monitorización de los resultados e impresiones de todos los participantes al evento para obtener conclusiones fiables.
- Por último, pero no menos importante, tiene que realizarse un ensayo un día antes del evento para revisar cada detalle y evitar contratiempos o errores de última hora.
Tendencias Agencias de eventos online 2021
Recurrir a los servicios de una agencia de eventos online implica seguir las últimas tendencias de 2021 en lo que respecta a la organización de eventos online para empresas. Algunas de las más resaltantes las describimos a continuación.
Dos modos de llevar a cabo los eventos online en nuestra empresa
Existen dos modos de llevar a cabo un evento de este tipo:
- 100 % online, donde la participación total es en remoto desde un ordenador o un dispositivo móvil.
- Híbrido, en el que los dinamizadores del evento se encuentran en un estrado, pero los invitados y participantes forman parte de manera remota.
Dinámicas de Team Building Online
Una agencia de eventos online debe ofrecer variadas dinámicas de team building online que permitan a los participantes estar al tanto de los requerimientos de sus compañeros, interactuar de manera distendida y fortalecer el trabajo en equipo.
Entre las más destacadas dinámicas están: el escape room virtual para empresas, juegos de trivial virtual para compañías, talleres de coctelería virtual para los integrantes de una organización, bingo virtual para empresas, así como escape room online, concurso tv online o show cooking, todos virtuales y especialmente diseñados para empresas.
Variedad de formatos
Entre los formatos más utilizados se encuentran: las presentaciones de productos, las reuniones de equipos, Kick off, convenciones y jornadas diversas.
Formación
Cuando se trata de formación, las tendencias más importantes son: webinars para las empresas que dedican serios esfuerzos en la formación de su personal a través de expertos y profesionales que ofrecen workshops, talleres online o coaching motivacional entre otros. Todos con flexibilidad de horarios y sin necesidad de desplazamientos.
Conferencias motivacionales diseñadas exclusivamente para eventos virtuales donde se hace énfasis en tener una actitud proactiva, estar atentos a lo que sucede alrededor, salir de la zona de confort y formar parte de un buen trabajo en equipo, así como mantener una actitud positiva que ayude a obtener todas las metas propuestas.
Entretenimiento online
Respecto al entretenimiento online, las tendencias indican el uso de recursos como: game masters, cluedo online, concursos online, CSI Online, etc.
