¿Cuántas conferencias, ferias y eventos han tenido que cancelarse desde que el mundo vive la crisis del covid-19? ¿Cuántos compromisos de este tipo seguirán suspendiéndose? Cada vez más es necesario utilizar vías alternativas igualmente válidas. Por ello, es ineludible contar con la ayuda de una empresa de eventos online y virtuales.
Es momento de reinventarse y realizar este tipo de encuentros en las fechas previstas, pero vía online. Además, el coste de los eventos presenciales es alto y no siempre es posible lograr la asistencia de invitados muy distantes geográficamente.
Con una empresa de eventos online las probabilidades de éxito aumentan, porque el acto se lleva a cabo ante la pantalla de infinidad de dispositivos con conexión a internet, bien sea un móvil, un ordenador, una tablet, etc., proporcionando una completa experiencia sin tener que trasladarse a ningún lugar.
Todo tipo de contenidos
Con el asesoramiento de una empresas de eventos online puedes desarrollar todo tipo de contenidos y actividades mediante una plataforma multidispositivo que permita a los participantes la inmersión en cualquier tema, a través de diversas vías, entre ellas:
- Talleres de formación profesional
- Actividades Online para empresas
- Visualización de material
- Mesas redondas interactivas
- Team building online
- Mecanismos de interacción entre los participantes
- Ponencias y conferencias vía streaming en tiempo real
- Ronda de preguntas en directo
- Exposiciones y visitas a stands
Además, con los servicios de una empresa de eventos online es posible mantener el control del acto más allá de su celebración, para obtener datos importantes en la fase previa y en los días posteriores. De este modo, se obtiene no solo la cifra precisa de participantes cuando se organiza una convención o congreso online, sino el nivel de aceptación.
Showrooms, conferencias, presentaciones a clientes y muchos otros eventos son posibles actualmente de manera virtual para ser retransmitidos en directo al público que desees.
Todos son eventos que constituyen efectivas formas de comunicación para cualquier marca y que implican obtener notoriedad, networking, relaciones internas y externas optimizadas, y, desde luego, generación de nuevos negocios.
Y es que gracias a un evento online alcanzas una audiencia infinitamente más extensa mediante una mayor convocatoria, que al mismo tiempo no te exige enormes costes en recursos económicos y materiales.
Empresas eventos online y virtuales: Objetivos, canales y temática
De igual forma, con los servicios de una empresa de eventos online se establece claramente el objetivo por el cual es necesario realizar el evento virtual, para lo cual es fundamental desarrollar una estrategia que incluya un cronograma con las fechas precisas.
También se trata de un plan que debe contener detalles acerca de la organización del evento, cuál será el formato de las sesiones y su duración, así como si serán transmitidas en directo o serán grabadas con anterioridad, y cuáles son los recursos técnicos y humanos con los que se cuenta.
Pero hay más. Una empresas de eventos online se encarga también de precisar los canales de promoción, dónde estará disponible la información acerca del acto y si será de acceso público o restringido, quienes serían los ponentes y su efectividad para comunicar ideas y cuáles serán los datos que harán recordar este evento.
Englobando todo lo anterior, encuentras un trabajo creativo que ayuda en la elección de una temática diferente o el enfoque original de una ya conocida, así como la selección de ponentes poco usuales del sector. También es importante contar con una agencia de eventos online experimentada y con amplia experiencia.
La plataforma de eventos virtuales
Pero uno de los aspectos fundamentales que una empresa de eventos online se encarga de proponer es la plataforma de transmisión, lo cual dependerá del tipo de evento y los objetivos que deseas alcanzar.
Podrían requerirse videos para compartir, podrían ser necesarios tutoriales o entrevista de fondo que respondieran las interrogantes específicas de los clientes. Asimismo, hay que seleccionar las redes sociales adecuadas para el tipo de evento.
Por supuesto, una empresa de eventos online es esencial si la alternativa seleccionada es un seminario web o webinar que pueda compartirse y ver más adelante, pero que cuente con una presentación online en directo que permita a los participantes hacer preguntas bien a través de un chat o por voz.
Tendencias en eventos online
Las tendencias 2021 dictan que para una empresas de eventos online hay una amplia variedad de opciones que pueden utilizarse con mucho éxito:
En estos casos, algunas de las plataformas que tenemos a nuestro alcance son:
Webex Events y Webcasting
Cuando tu evento debe ser masivo, esta plataforma te permite alcanzar más de 40 000 asistentes.
HeySummit
Una vez integrada con herramientas para transmitir en directo, tiene la ventaja de ayudar al exigente trabajo de creación, administración, ejecución y análisis de los eventos.
WebinarNinja
Es una plataforma muy sencilla y no necesitas descargar software para utilizarla.
Vfairs
Se trata de una plataforma de exposición virtual que incluye una diversidad de recursos desde seminarios web hasta stands.
Brella
Desde esta plataforma puedes llevar a cabo todo lo relacionado con un evento online.
Hop In
Quienes participan en un evento realizado a través de esta opción tienen la posibilidad de conectarse e interactuar con los asistentes en cualquier rincón del planeta.
Run the World
Reduce considerablemente la planificación de eventos mediante un amplio abanico de plantillas para casos diferentes.
YouTube Livestream
Muy útil cuando buscas una alternativa gratuita y sencilla de utilizar.
Livestorm
Una plataforma ideal cuando buscas interacción efectiva, ya que está integrada con Google Analytics y Slack entre otras herramientas.
6connex
La encuentras en cualquier dispositivo o navegador sin tener que descargarla.
Demio
Esta plataforma te permite la realización de seminarios web que pueden ser tanto pregrabados como en directo.
Crowdcast
Con solo una dirección web ya se logra la participación eficaz en un evento online.
Las posibilidades son múltiples y variadas, por lo que al igual que los eventos físicos, organizar un evento online puede ser una experiencia diferentes y enriquecedora para todos los participantes.
