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EVENTOS HÍBRIDOS PARA EMPRESAS

Organizar eventos híbridos para empresas


Los eventos híbridos para empresas se perfilan hoy en día como la solución más adecuada a la crisis que generó el covid-19. A causa del confinamiento y el distanciamiento social miles de eventos por todo el mundo han sido cancelados, y no es para menos.

Sin embargo, la tecnología ha permitido una vía en la que se pueden realizar encuentros virtuales y presenciales al mismo tiempo, y eso es precisamente lo que son los eventos híbridos.

Y es que han abierto infinitas posibilidades: desde conciertos a través de Instagram Live hasta sesiones de Team Building, juegos, reuniones, webinars por Zoom, cursos, conferencias… con la ventaja de que las audiencias son mayores.

Claro que, por nuestra naturaleza social, siempre necesitaremos el contacto físico, pero estos encuentros híbridos han permitido que sigamos viéndonos aunque sea por una pantalla. Para las empresas ha sido un salto cualitativo, sin duda.

Exactamente, ¿qué son los eventos híbridos para empresas?


Un evento híbrido es la combinación de un encuentro presencial con uno virtual, en el que ambos se complementan mediante las actividades desarrolladas durante la experiencia.

Se realizan en un espacio físico (que debido a las restricciones sanitarias debe ser de asistencia limitada) conectado con una audiencia virtual e interactiva.

Las retransmisiones web son en tiempo real y permiten que tanto los asistentes in situ como los virtuales participen por igual, algo básico para mantener el interés de los que están en línea y evitar que desconecten.

En resumidas cuentas, la mejor definición es la que dice que el mundo físico y el virtual se combinan para crear eventos más participativos e interactivos.

Los eventos híbridos para empresas pueden celebrarse presencialmente en distintas ubicaciones físicas de una empresa y conectadas en streaming con retransmisión en vivo. De esta forma, quienes asisten virtualmente comparten la misma experiencia que quienes asisten de manera presencial.

Esto significa que detrás debe haber todo un equipo técnico formado por profesionales audiovisuales, creativos, dinamizadores virtuales y guionistas para crear estos eventos y garantizar la eficacia del mismo.


VENTAJAS DE LOS EVENTOS HÍBRIDOS

La primera ventaja es económica: los participantes y asistentes no tienen que desplazarse, por un lado, y la empresa no tiene que gastar en hoteles, transportes, caterings, etc.

El aumento de la audiencia se multiplica, ya que el streaming se puede hacer desde cualquier parte del mundo hacia cualquier parte del mundo.

Otra de las ventajas es llegarle a un público joven, más acostumbrado a la tecnología (los llamados centennials), que define cada vez más los perfiles de las empresas, los trabajos, estudios, marketing y demás.

Además, los eventos híbridos para empresas permiten a los organizadores tener un feedback instantáneo, en tiempo real, de los asistentes y participantes, que servirá para tomar decisiones estratégicas, si así lo requiere el evento.

Y una ventaja adicional es que estas plataformas ofrecen diversas funcionalidades interactivas, que se pueden analizar y medir mientras dura el evento, con las que se puede realizar un seguimiento personalizado.

Esto, a su vez, también sirve para que tú, como empresa y marca, puedas medir el alcance y el impacto del evento, así como analizar las opiniones de los asistentes.

En tiempos de covid-19, los eventos híbridos para empresas ayudan en el cumplimiento de las medidas de seguridad y aportan una gran facilidad a la hora de migrar totalmente el evento al ciberespacio, si acaso se volviese a establecer otro confinamiento.

Cómo diseñar eventos híbridos para empresas


Los eventos híbridos para empresas generan experiencias en dos formatos, esto requiere que en ambos se diseñe el contenido de acuerdo con su naturaleza –física o virtual–, para garantizar que las dos audiencias participen por igual.

Las empresas que organizan los eventos híbridos cuentan con profesionales cualificados desde el punto de vista técnico y creativo para lograr que los formatos separados se combinen y produzcan la experiencia buscada: el equilibrio, la participación, el entretenimiento y la eficacia del propio evento.

Estos profesionales preparan todo desde el comienzo, tanto si decides utilizar el espacio de tu empresa como si prefieres en otro lugar; diseñan platós y escenarios virtuales que contendrán la última tecnología.

Por otro lado, el soporte digital tendrá que ser robusto, de calidad, para poder dar una asistencia remota y los participantes puedan acceder a la retransmisión online con una aplicación.

Asimismo, los guionistas y creativos diseñarán el evento justo con tus indicaciones, haciendo eventos totalmente personalizados que permiten juegos, team building, etc., de forma virtual y presencial.


QUÉ SE PUEDE HACER EN LOS EVENTOS HÍBRIDOS

Los eventos híbridos para empresas admiten casi cualquier tipo de eventos: ferias, exposiciones, Team Building, etc., y permiten una multiplicidad de configuraciones.

En los casos particulares de Team Building y los juegos como estrategia para evaluar, motivar y mantener la atención de los participantes, resaltan los escape room, los juegos tipos concursos de TV (como los quizzes, por ejemplo), o el cluedo.

La gamificación, que así se llama la tendencia en este tipo de eventos, se convierte en una herramienta imprescindible para ayudar a consolidar los grupos. Los participantes y asistentes (virtuales y físicos) se involucran activamente, dinamizando y agilizando el proceso.

Cuando te decantas por eventos híbridos para empresas, y decides incluir juegos, ten presente que hay unos más recomendados que otros.


EVENTOS HÍBRIDOS PARA EMPRESAS RECOMENDADOS

ESCAPE ROOM

Como sabes, los escape rooms son un juego donde se reta a los participantes a resolver pistas y pruebas para poder “salir de la habitación” y ganar. Al tratarse de un evento híbrido, las acciones deben ser interactivas y en tiempo real para que la asistencia virtual y física participe por igual.

Es una experiencia muy divertida que sirve para evaluar el comportamiento en equipo y detectar las fortalezas y debilidades de cada jugador / empleado / participante.

CLUEDO

El cluedo es un juego de pistas donde hay que resolver un crimen: decir quién es el asesino, dónde se cometió el asesinato y con qué arma. Es uno de los más idóneos porque se forman “equipos de investigación” y, al igual que en el escape room, se necesita colaborar entre todos.

CONCURSOS TIPO QUIZ

Este es otro juego muy popular en los eventos híbridos para empresas; se dividen a los asistentes en equipos en distintas salas virtuales mediante alguna plataforma tipo Zoom y deberán contestar preguntas tipo trivial, que generan puntuaciones.

Obviamente, quien obtenga más puntuación es el ganador.

Más info sobre los eventos híbridos para empresas


Lo más importante a la hora de contratar a una empresa organizadora de eventos híbridos es que cuente con personal in situ, no solo con el respaldo virtual. Así, cualquier inconveniente podrá ser solucionado de forma inmediata.




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