Una vez que te planteas la tarea de organizar eventos corporativos, te haces una idea de cómo deseas que sea el resultado final. Es por ello que debes tener en cuenta una serie de aspectos que ayudan mucho a hacer la organización de grandes eventos de manera correcta y ordenada.
Y es que todos los procesos que se hacen antes del evento representan el mayor porcentaje del éxito o fracaso de éste. Ya sea que se trate de una actividad empresarial, familiar o comercial, siempre es necesario hacer las cosas bien para que todo salga como lo esperas.
Consideraciones en eventos corporativos
Previamente al desarrollo del evento corporativo es necesario establecer e identificar aspectos importantes como:
La finalidad
Plantéate la pregunta ¿qué deseo lograr con el evento? Porque de ello depende el tipo de mensaje y actividades que se harán. No es lo mismo un evento para conseguir un aumento en las ventas que para presentar un nuevo proyecto o producto, pues cada uno de ellos exige la aplicación de diferentes estrategias.
Lugar y fecha en la organización de grandes eventos
Para establecer el lugar y la fecha en la que se llevará a cabo los eventos corporativos que organices, es necesario conocer la cantidad aproximada de personas que asistirán para elegir una localización adecuada en la que todos se sientan cómodos.
Es importante asegurarse de que en el lugar exista conexión a internet por medio de la red Wi-Fi, para ofrecer a todos los participantes este servicio totalmente gratuito.
Igualmente, la fecha de éste se determina según la envergadura que representa. Por tanto, para grandes eventos de 200 personas o menos se requieren dos meses de trabajo previo, mientras que para los eventos corporativos donde asistirán entre 200 y mil personas se necesitan unos cinco meses de preparación.
En el caso de las actividades con más de mil asistentes se debe trabajar con unos ocho meses de antelación, como mínimo.
Actividades para empresas
La mejor manera de incentivar la participación y promover otros valores como la comunicación y el trabajo en equipo, es con actividades Team Building. Algunas ideas pueden ser desde Escape Room en equipo, Team Building innovador para empresas, casino para empresas o una actividad solidaria para empresas.
¿Quieres saber la definición de Team Building? Pulsa en el enlace.
Catering para eventos de empresa
Uno de los aspectos más importantes en la organización de eventos corporativos, es la restauración y el catering de los invitados. Para grupos grandes es importante disponer de una buena logística e infraestructura para servir de una manera organizada, sin demasiados tiempos de espera y con la temperatura adecuada.
Presupuesto disponible
Este es uno de los aspectos más importantes de la organización de grandes eventos. Lo más recomendable es plantear un presupuesto completo y que tenga un 4% del total disponible para imprevistos, que son los gastos de última hora a los que tienes que recurrir en algún momento.
Espacios para eventos de empresa
Este es uno de los aspectos que tiene que mirarse con suficiente antelación, ya que para grandes grupos los espacios son limitados y dependiendo de las fechas que estemos barajando puede que tengamos problemas a la hora de encontrar el espacio más idóneo para organizar nuestro evento.
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Animaciones para eventos
En las celebraciones y galas de empresa, la contratación de algún espectáculo o animación puede generar un momento de sorpresa y que ayude a subir el ánimo de los asistentes.
Recursos humanos disponibles
El personal para la organización del evento corporativo es indispensable para que todo salga lo mejor posible. Es por ello que debes establecer y organizar un equipo de trabajo desde el principio, a quien tienes que asignar las funciones específicas que debe cumplir, siempre de una forma ordenada.
Es importante que te reúnas con todo el equipo frecuentemente para que todos conozcan los avances de la organización de la actividad, a fin de integrarlos y hacer que se involucren voluntariamente para que el trabajo fluya con claridad y en armonía.
Imagen
Es necesario identificar el evento, por lo que debes trabajar en un logotipo y un slogan adecuado para incentivar a los participantes. Acude a una empresa especializada en organización de eventos corporativos para que te ayude a crear una imagen con la creatividad necesaria para llamar la atención de tu audiencia, desde una perspectiva original y elegante.
Web del evento corporativo
La presencia en internet es indispensable para que tu evento sea conocido por tu público objetivo. Es por ello que lo más adecuado es crear un sitio web de la actividad en la que las personas puedan visualizar toda la información actualizada.
También es importante darse de alta en las redes sociales, por lo que puedes crear cuentas en Twitter, Instagram, Facebook y Linkedin, dependiendo de las necesidades de tu audiencia y esté enfocada a intereses en grandes eventos.
Plan de comunicación
Crea un plan de comunicación para promocionar tu evento corporativo, ya sea a pequeña o gran escala. El objetivo de esto es dar a conocer la actividad y ayudar a las personas a localizar el lugar y fecha del evento. Para eso es necesario contar con un equipo de marketing que diseñe los formatos y defina los espacios de difusión a utilizar.
Patrocinio
En caso de que necesites patrocinadores para poder realizar el evento, es necesario enfocarse en la búsqueda de estos. Para ello te recomendamos hacer una oferta a las empresas durante el primer trimestre del año, pues de esa forma es posible que colaboren adaptando su presupuesto para ello.
Los presentadores o ponentes
Los ponentes o presentadores del evento corporativo son muy importantes. Es por ello que te aconsejamos buscar conferenciantes para eventos de empresa desde el momento en el que empiezas a organizar la actividad y asignar una persona que se haga cargo de ello desde el principio; es decir, que sea el único contacto entre el evento y los presentadores, pues eso hace más sencillo el proceso.
El día del gran evento
Cuando llega el día del evento hay muchas cosas por coordinar y puede ser estresante. Para evitar eso los expertos recomiendan lo siguiente:
Has un ensayo general al menos dos días antes de la actividad. Así podrás coordinar los recursos humanos e identificar las posibles debilidades que existen en el equipo y la logística, a fin de corregirlas cuanto antes.
Cumple a la perfección con todo lo planteado en el programa cuando organices grandes eventos, así como los tiempos estipulados para cada participación o actividad.
Establece un equipo para recibir y guiar a los participantes durante el evento corporativo, así como ayudarles a resolver cualquier duda o eventualidad que se presente.
Lleva a cabo actividades que permitan e impulsen el proceso de socialización entre los asistentes, rompiendo el hielo de una forma sutil para que se conozcan y se sientan a gusto.
Ofrece experiencias agradables a los asistentes, en función de satisfacer la mayoría de sus necesidades. No olvides brindarles material de apoyo y POP que sea de utilidad durante y después del evento.
Realizar una cobertura fotográfica y audiovisual en los grandes eventos es fundamental, entrevistando a algunos participantes y ponentes.
Después del evento corporativo
Una vez que termina nuestro gran evento, se hace un cierre y el equipo de protocolo se encarga de despedir a los participantes.
Después es recomendable solicitar al equipo de marketing y publicidad la difusión del material fotográfico y audiovisual en el sitio web del evento y las redes sociales, con el objetivo de mostrar una parte de las actividades ejecutadas a las personas que no asistieron.
